Подаване на сигнали за нарушения

УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ, ОБРАБОТВАНИ ПРИ ФУНКЦИОНИРАНЕТО НА ВЪТРЕШНИЯ КАНАЛ ЗА СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ НА „АНДИ БГ“ ООД

Дата: 18.12.2023

1.    Данни за администратора и за контакт с него.

Ние „АНДИ БГ“ ООД, с ЕИК: 115820126 и седалище и адрес на управление с. Труд, община Марица, област Пловдив, ул. „Карловско шосе“ № 16 Б, комплекс „АНДИ”, (наричано в документа още и „Дружеството“), отчитаме, че за Вас е важно да разберете как събираме, съхраняваме и споделяме лични данни, създадени и получени в процеса на получаване, регистриране и разглеждане на сигнали за нарушения.

Информацията за контакт  с Дружеството включва:  тел: 032/904 000 и факс: 032/904 004. 

2.    За кого е предназначено Уведомлението?

Настоящето Уведомление за поверителност е предназначено за всички лица, чиито лични данни обработваме при функционирането на вътрешния канал за канал за подаване на сигнали за нарушения. Такива лица могат да бъдат лицата, подаващи сигнали, засегнатите лица, свидетели, трети лица, вкл. с право на защита като лица, помагащи на сигнализиращото лице, свързани лица и др. физически лица.

3.    Какви лични данни обработваме, с каки цели и на какво основание извършваме обработката?

За да разгледаме подадените сигнали, обработваме само личните данни, необходими за получаването, регистрирането, разглеждането на сигнала и за предприемане на последващи действия по него.

Категориите лични данни, които обработваме в рамките на канала, зависят от конкретния сигнал и могат да включват /без да се ограничават до/:

·      Индивидуализиращи данни;

·      Данни за трудовото правоотношение;

·      Данни за социални връзки и отношения;

·      Данни за икономическата идентичност.

В повечето случаи, разследването на сигналите няма да налага обработка на чувствителни лични данни, ето защо Ви молим да избягвате предоставяне на чувствителна информация и/или информация от твърде личен характер, освен ако тази информация има отношение към самото нарушение.

 Личните данни се обработват на основание изпълнение на нормативно задължение на администратора, което изисква създаването на канал за вътрешно подаване на сигнал за нарушения.

4.    От кого получаваме данните?

Най-често получаваме данните директно от лицето, за което се отнасят, напр. сигнализиращото лице ни предоставя своите индивидуализиращи данни, но е възможно данните да бъдат получени от други лица, напр. сигнализиращото лице да ни предостави данни за засегнатото лице, за свидетелите и за лицата, които имат право на закрила, като членове на семейството му.

5.    Колко време съхраняваме данни?

Съгласно изискванията на нормативната уредба, данните се запазват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала. По-дълъг срок за запазване е възможен при наличието на съдебно производство във връзка с подадения сигнал.

6.    На кого предоставяме личните Ви данни?

Обработваме данните основно в рамките на нашата организация, като достъп до тях имат само лицата, участващи в разглеждането на конкретния сигнал. Предоставяме данни на компетентните държавни органи винаги, когато това е предвидено в закон, напр. на разследващите органи при наличие на данни за престъпление или на Комисията за защита на личните данни при проверка. Не извършваме предаване на личните данни в трети страни или на международни организации.

7.    Защитени ли са данните Ви?

„АНДИ БГ“ ООД предприема разумни физически, технически и организационни мерки за сигурност, предназначени да защитят всички лични данни от загуба, злоупотреба, промяна, унищожаване или повреда, съгласно изискванията на законодателството.

За да защитим самоличността Ви, Ние сме:

·      Предвидили задължение за запазване на поверителността на данните на лицата, приложимо към лицата, които имат или могат да имат достъп до тази информация.

·      Разпределени ясно отговорностите на лицата, отговорни за приемането и разглеждането на сигнали, вкл. на лицата на ръководни позиции.

·      Определили конкретни изисквания за защита на самоличността на лицата, като напр.: редактиране на документите, използвани при разследването, за да се премахне името и/или др. идентифицираща информация за подателя на сигнала; заместване на препратките към лицето, подало сигнала, с псевдоним, буква или номер; ограничаване на достъпа до съответните документи до служителите, ангажирани с разследването И провеждане на всички срещи с участието на лицето, подало сигнала на безопасно място (напр. извън обекта или на място без възможност за наблюдение на срещата).

·      Съобразили възможни начини за разследване на сигнала без да се разкрива самоличността на подателя на сигнала

·      Осигурили допълнителни мерки за физическа защита на носителите на защитена информация.

Определяме тези мерки въз основа на идентифицираните от нас рискове, правим периодичен преглед на осигурените мерки и при необходимост ги актуализираме.

Вие също играете важна роля в защитата на самоличността Ви и трябва да следите на кого разкривате личните данни и как защитавате комуникациите и устройствата си.

8.    С какви права разполагате?

При обработката на лични данни „АНДИ БГ“ ООД добросъвестно прилага законоустановените правила за упражняване правата на субектите на данни. Като субект на данните имате право да поискате:

Като субект на данните имате право да поискате:

·      да Ви предоставим достъп до личните Ви данни, при спазване на правата на третите лица;

·      да отстраним неточни лични данни (включително правото да бъдат попълнени непълни лични данни);

·      да изтрием лични данни. Приложимо е само в следните случаи:

o   личните данни повече не са необходими за целите, за които са обработвани;

o   оттегляте съгласието си и не е налице друго основание за обработката;

o   възразявате срещу обработка основана на легитимните ни интереси и не можем да докажем, че интересите ни имат превес над правата Ви;

o   личните данни са били обработвани незаконосъобразно;

o   изтриването е необходимо за спазването на правно задължение по правото на Съюза или правото на държава членка, което се прилага спрямо администратора.

да ограничим обработката на личните данни само до съхранение, когато:

o   точността на личните данни е оспорена;

o   обработката е незаконна, но възразявате срещу изтриването на личните данни;

o   ние вече не изискваме личните данни, но те все още са ви необходими за създаването, упражняването или защитата на правен иск.

Ако имате някакви въпроси или притеснения относно обработката на личните Ви данни или желаете да упражнявате някое от Вашите права, моля свържете се с нас на следния адрес за електронна кореспонденция: : andigdpr@andi-bg.com.

В искането си за упражняване на права следва да посочите своите имена. Посочете в какво се изразява Вашето искане. Посочете адреса за кореспонденция с Вас (физически адрес, електронен адрес), съгласно предпочитаната форма за комуникация и подпишете искането си.

За да разгледаме искането Ви, трябва да Ви идентифицираме. Ето защо е необходимо да ни изпратите искането си чрез електронната поща, чрез която вече сме общували (напр. при подаване на сигнала). В случай на необходимост, по наша преценка, може да поискаме допълнително данни за идентификация, както и документ за самоличност. Ще Ви информираме за причините, които налагат предоставянето на допълнителна информация.

Ако считате, че обработката на лични данни е незаконосъобразна или нарушава правата Ви, можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, с адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, с електронен адрес: https://www.cpdp.bg/  или до компетентния съд.

ИНФОРМАЦИЯ ЗА РЕДА И УСЛОВИЯТА ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ В „АНДИ БГ“ ООД.

Ако имате основателна причина да смятате, че в рамките на Дружеството е извършено нарушение или съществува риск от извършването на такова, можете да подадете сигнал до г-жа Даниела Ангелова, отговорно лице за разглеждане на сигнали в „АНДИ БГ“ ООД.

Ако сигналът е за нарушения, извършени от отговорното лице, моля адресирайте сигнала изрично  до г-жа Лилия Андреева.

Писмен сигнал за нарушение може да подадете чрез попълване на формуляр по образец или чрез съобщение в свободен текст, по някой от следните начини:

·      Чрез електронна поща, достъпна само от отговорното лице, с електронен адрес: signali.andy@proton.me.

·      Чрез пощенски оператор като пратка, върху която под адреса на получателя е изписан текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“, на адреса на Дружеството: с. Труд, община Марица, област Пловдив, ул. „Карловско шосе“ № 16 Б, комплекс „АНДИ”. Пратката се предава незабавно на отговорното лице без да бъде отваряна.

Независимо дали използвате формуляра или сигналът е в свободен текст, информацията, която ни предоставяте трябва да съдържа:

·      Трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв.

·      Имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни.

·      Конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено.

·      Място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено.

·      Описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице.

·      Дата на подаване на сигнала.

·      Саморъчен подпис, вкл. квалифициран електронен подпис.

Формулярът е достъпен на сайта на Комисията за защита на личните данни: https://www.cpdp.bg/?p=sub_rubric&aid=282